글로벌 No.1 협업툴, 먼데이닷컴

전 세계 직장인의 67%가 반복적인 업무를 수행하고 있으며, 자동화가 가능한 작업들을 직접 처리하면서 일주일에 평균 4.5시간을 낭비하고 있는 것으로 추정됩니다. 이는 많은 기업에서 자동화를 통해 활용할 수 있는 잠재적 자원이 여전히 남아 있음을 시사합니다. 자동화는 팀의 워크플로우를 간소화하고, 생산성과 효율성을 높이며, 전반적인 비용 절감에도 기여할 수 있는 강력한 수단입니다.

앞으로 두 번의 포스팅을 통해 자동화의 주요 이점과 업무별 자동화 사례를 소개해 드릴 예정입니다. 자동화를 통해 워크플로우를 어떻게 개선할 수 있는지 함께 확인해보세요!

자동화란 무엇인가요?

자동화 주요 이점 7가지

1. 시간 절약 🕰️

비즈니스 프로세스를 자동화하면 반복적인 작업을 간소화하여 보다 짧은 시간 안에 업무를 완료할 수 있습니다. 한 연구에 따르면  비즈니스 리더들은 자동화된 프로세스를 통해 연간 약 360시간을 절약할 수 있다고 예상합니다.

자동화는 반복 작업을 효율화하는 것뿐만 아니라 인적 오류의 위험도 줄여줍니다. 즉, 문제 해결에 소요되는 시간을 크게 단축할 수 있다는 뜻인데요. 예를 들어, 이메일 자동화를 간통해 업무가 어떻게 개선될 수 있는지 살펴보겠습니다.

Parvenu는 소매업체와 비영리 단체가 모금 프로세스를 효과적으로 관리할 수 있도록 지원하는 외국 기업으로, 150개 이상의 먼데이닷컴 자동화를 활용하여 이메일 후속 프로세스를 간소화하고 있습니다. Parvenu는 어떻게 자동화를 활용할까요? 바로, 이메일 캠페인에 새로운 연락처를 자동으로 추가하는 방식입니다 🧐

• 자동화 작동 방식: 새로운 리드가 시스템에 추가되면 특정 상태에 따라 분류됩니다. 예를 들어 '추천' 상태로 지정되면, 자동화가 트리거되어 해당 연락처가 후속 이메일을 위한 캠페인에 자동으로 추가됩니다. 이렇게 함으로써 연락처를 수동으로 추가하거나 직접 이메일을 보내는 과정이 생략되고, 소프트웨어가 모든 후속 작업을 자동으로 처리하게 됩니다.

이처럼 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있지만, 이는 올바른 프로세스에 적합한 자동화를 설정할 때에 한해 가능합니다. 그렇지 않으면 오히려 워크플로우에 더 많은 문제가 발생할 수 있으며, 이를 해결하기 위해 추가적인 시간이 소요될 수 있습니다. 따라서, 자동화에 적합한 프로세스를 신중하게 파악하고 정확하게 설정하는 것이 중요합니다.

2. 리소스 관리 개선 🪄

이메일 체인으로 많은 커뮤니케이션이 오가는 대신, 자동화를 통해 작업이 완료될 때마다 한 사람의 할 일 목록에서 다음 사람의 할 일 목록으로 자동으로 이동하도록 설정할 수 있습니다. 이 방식은 관련된 모든 사람이 커뮤니케이션에 소모하는 시간을 줄여, 각자의 역할에 집중할 수 있게 합니다. 그 결과, 직원들이 다른 업무를 더 효율적으로 처리할 수 있게 되어 리소스를 더욱 효과적으로 배분할 수 있습니다.

3. 생산성 향상 🚀

비즈니스 리더의 78%는 작업을 자동화하면 생산성이 향상된다고 말합니다. 그 이유는 무엇일까요?

자동화를 통해 비즈니스 프로세스 관리에 소요되는 시간이 줄어들면, 직원들이 더 중요한 업무에 집중할 시간이 늘어나기 때문입니다. 이로 인해 비즈니스의 다른 영역에서도 자연스럽게 생산성이 향상됩니다. 예를 들어, 프로젝트 관리의 경우를 생각해 보겠습니다. 

프로젝트의 전반적인 프로세스가 자동화되면, 관리 효율성이 높아지고 소요 시간도 단축됩니다. 이를 통해 팀원들은 운영 작업에 드는 시간을 줄이고 실제 작업 완료에 더 집중할 수 있게 됩니다. 즉, 자동화는 다른 영역에서도 생산성을 높일 수 있는 시간을 확보해 주는 강력한 도구입니다.

(Image Source)

4. 프로세스 효율성 향상

자동화를 통해 리드 관리 프로세스를 개선하는 사례를 살펴보겠습니다. 여러분이 영업 책임자라고 가정했을 때, 매일 들어오는 리드를 검토하고 이를 각 영업 담당자에게 할당하는 데만 평균 두 시간이 소요됩니다. 과연 영업 책임자의 시간을 가장 효율적으로 활용하는 방법일까요? 당연히 아닙니다. 다행히도, 자동화를 통해 이 프로세스를 훨씬 더 효율적으로 수행할 수 있습니다.

5. 프로세스 표준화

어떤 산업, 직군, 업무든 모든 사람이 비즈니스 프로세스에 대해 동일한 정보를 공유하도록 체계를 구축하는 것은 쉽지 않은 일입니다.

예를 들어, 크리에이티브 업계를 살펴보겠습니다. 끊임없이 크리에이티브 요청을 받고 디지털 자산을 전달하는 흐름으로 인해 크리에이티브 업계는 매우 복잡한 워크플로우를 가지고 있습니다. 다양한 이해관계자와 프로세스가 서로 얽혀 있기 때문에, 모든 단계를 디테일하게 관리해야 하는데요. 만약, 이러한 프로세스들이 표준화되어 있지 않다면 업무에 혼선이 생기고, 원활한 진행이 어려워질 수 있습니다.

하지만, 자동화를 활용하면 비즈니스 전반의 프로세스를 쉽게 표준화할 수 있습니다. 크리에이티브 요청 양식부터 의사 결정 단계까지, 모든 이해관계자를 위한 전체 크리에이티브 프로세스를 구축하여 관리할 수 있습니다. 이를 통해 워크플로우를 체계적으로 관리하고, 진행 상황도 쉽게 추적할 수 있습니다.

[자동화 설정 예시]

• 아이템 생성(신규 크리에이티브 요청) 시 보드 구독자(크리에이티브 팀원)에게 알림 발송
• 상태(크리에이티브 검토)가 "반려"로 변경 시, "반려" 그룹으로 이동
• 상태(크리에이티브 검토)가 "승인"로 변경 시, "승인" 그룹으로 이동

6. 규정 준수 유지

업무을 진행하다보면, 비즈니스 규정을 따르지 못하는 경우가 발생할 수 있습니다. 이런 경우에도 자동화는 큰 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어, 일반 데이터 보호 규정(GDPR)을 살펴보겠습니다. GDPR에 따르면 기업은 고객 정보를 특정 기간 동안만 보관할 수 있으며, 그 기간이 지나면 더 이상 개인 데이터를 보유할 수 없습니다. 또한, 더 이상 사용하지 않는 고객 정보는 시스템에서 삭제해야 합니다. 이와 같은 규정을 준수하기 위해서는 소비자와의 상호작용을 추적하고, 데이터가 보관된 기간을 수동으로 관리하는 작업이 필요합니다. 이때, 자동화를 사용하면 해당 작업을 보다 간편하게 처리할 수 있습니다. 일정 시간이 지나면 연락처 정보를 자동으로 삭제하는 자동화를 설정하여 소비자 데이터를 주기적으로 검토할 필요가 없이 시기적절하게 데이터 삭제가 이루어지며, 그에 따른 리소스 절약도 함께 가능합니다.

또한, 자동화는 내부 데이터를 안전하게 보호하는 데에도 중요한 역할을 수행하기도 합니다. 이처럼, 다양한 방법으로 자동화를 활용하면 비즈니스 규정을 준수하면서 데이터를 안전하게 관리할 수 있습니다.

7. 더 나은 고객 경험 제공

자동화는 내부 프로세스만을 개선하는 데에만 그치지 않습니다. 사실, 자동화는 고객에게도 더 나은 경험을 제공하기도 합니다.

그 이유는 무엇일까요? 고객 여정의 모든 단계에서 개인화되고 맞춤화된 커뮤니케이션을 보다 빠르게 고객에게 전달할 수 있기 때문인데요. 브랜드 혹은 기업 이메일 캠페인을 예로 들어보겠습니다. 이메일은 고객의 특정 액션에 따라 트리거되어 발송되며, 각 이메일은 판매 퍼널을 통해 고객을 육성할 수 있도록 개별적으로 설계됩니다. 이처럼 자동화를 활용하면 각 고객에게 맞춤화된 메시지를 전달하고, 후속 액션도 자동으로 처리되어 수동으로 관리할 필요가 없어집니다.

먼데이닷컴 No/Low Code 자동화  

먼데이닷컴은 팀이 전체 워크플로우를 효율적으로 계획, 관리, 구성할 수 있도록 다양한 기능들을 제공하며, 자동화 기능을 통해 시간과 리소스를 절약할 수 있도록 지원합니다. 특히, 먼데이닷컴 자동화는 타 협업툴 대비 고도화된 자동화 기능을 제공하면서도 코딩 없이 설정이 가능하기 때문에 누구나 쉽게 활용할 수 있다는 장점이 있습니다.

• 자동화 템플릿 제공: 자동화 센터에서 제공하는 100여개 이상의 템플릿을 바탕으로 간단하게 설정
• 커스텀 자동화 생성: 직접 레시피를 커스텀하여 보다 세밀한 자동화를 생성 

자동화를 통해 워크플로우를 한 단계 발전시키고, 반복적인 작업에서 벗어나 핵심 업무에 집중해 보세요!

📌 IFIED는 먼데이닷컴 국내 유일 플래티넘 파트너사로써,
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